Comment faire un état des lieux d’entrée et de sortie ?

Un état des lieux est un document qui relate l’état d’un logement et de ses équipements. Il est joint à chaque contrat de bail, conservé aussi bien par le locataire que par le propriétaire du logement. Ce document résulte d’une visite réalisée à chaque entrée et sortie d’un locataire, en présence du locataire et du propriétaire du logement. Les deux doivent constater ensemble l’état de tous les équipements présents dans le logement.

C’est une étape essentielle dans la location d’un logement, autant pour le propriétaire que pour le locataire. En effet, il permet de constater l’usure des éléments d’un logement entre le début et la fin d’une location dans le but de répartir justement les éventuels frais de réparation ou de remise en état du logement.

Pour anticiper ce type de frais, il est assez fréquent que le propriétaire demande au locataire de verser un dépôt de garantie (chèque de caution) lors de la signature du bail.

L’état des lieux d’entrée dans le logement est aussi le moment de la remise des clés par le propriétaire au locataire afin de marquer son entrée dans les lieux.

Les éléments à vérifier avant de commencer

Afin de préparer au mieux l’état des lieux d’un logement, le propriétaire (ou l’agence immobilière mandatée) doit prévoir un document qui répertorie chaque pièce du logement. Ce document doit comporter une colonne « à l’entrée du locataire » et une colonne « à la sortie du locataire », et aussi prévoir de l’espace pour les annotations sur l’état de chaque équipement.

De plus, il est nécessaire de se munir du contrat de location. Ce document répertorie tous les équipements présents dans le logement. Il permet de vérifier qu’il ne manque rien le jour de l’état des lieux de sortie.

Qui doit être présent et le rôle de la procuration

Le jour de l’état des lieux, doivent être présents le propriétaire des lieux (ou bien une personne qu’il a mandatée, comme une agence immobilière) et le locataire entrant ou sortant. En cas d’indisponibilité, le locataire a la possibilité de donner procuration à une tierce personne, s’il ne peut pas être présent ce jour-là. Dans ce cas, il faut fournir un document légal de procuration qui atteste que le mandataire a le pouvoir d’agir au nom du locataire lors de cet état des lieux.

Retrouvez aussi nos conseils pour vérifier l’électricité lors d’une visite de logement.

Comment procéder pour un état des lieux d’entrée détaillé ?

Le jour de l’état des lieux d’entrée, le propriétaire et le locataire constatent ensemble l’état du logement et de tous ses équipements, d’un commun accord et dans de bonnes conditions d’éclairage.

Pour un état des lieux détaillé, celui-ci doit au moins contenir les informations suivantes :

• le type d’état des lieux (entrée ou sortie) ;
• la date du jour et la localisation du logement ;
• les noms des parties (locataire, bailleur) ;
• le domicile ou siège social du bailleur.

En cas de mandat, il faut voir apparaître le nom ou la dénomination, le domicile ou le siège social des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux, ainsi que les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie (lorsque les charges locatives ne sont pas payées au forfait).

Pour chaque pièce et partie du logement, il faut également une description précise de l’état des revêtements de sols, des murs et plafonds puis des équipements et éléments qui constituent le logement. Cette partie du document peut être complétée d’observations ou de réserves, mais aussi illustrée par des images en complément. Cette partie doit être vraiment précise, car elle sert de preuve en cas de futures réparations à effectuer.

Le présent document doit être paraphé, daté et signé par les deux parties. En effet, lorsque le locataire quittera le logement, si des réparations sont à effectuer, il faudra se reporter à l’état des équipements lors de son entrée, afin de définir à qui incombe le paiement des réparations.

L’importance de la grille de vétusté

L’état des lieux sert notamment à comparer l’état du logement entre l’entrée et la sortie de chaque locataire. Si des dégradations sont constatées à la sortie, il faudra alors que les réparations soient à la charge du propriétaire bailleur ou du locataire (en fonction du type de dégradation).

Afin d’éviter toute contestation et tout quiproquo sur ces frais, le propriétaire et le locataire peuvent décider d’appliquer une grille de vétusté lors de l’état des lieux d’entrée. Cette grille sert à distinguer les dommages liés à la vétusté (l’usure naturelle due à un usage normal et prolongé du logement) et ceux liés à des détériorations du locataire. La grille doit être choisie parmi celles ayant fait l’objet d’un accord collectif.

La grille de vétusté définit une durée de vie théorique et un coefficient de réduction annuel pour les principaux matériaux et équipements du logement. Ces informations serviront notamment à faire varier le prix à payer par le locataire pour les réparations locatives, selon sa durée d’occupation du logement.